Учет затрат: на что обратить внимание.

Управление затратами – одна из текущих задач финансового директора. Важно правильно определить, сколько потрачено на содержание того или иного подразделения, какова себестоимость выпускаемой продукции и как ее снизить без потери качества. Для этого потребуется сгруппировать все затраты, разработать план счетов для управленческого учета и формы отчетности.

Для того чтобы создать систему учета, позволяющую получить достоверные данные о затратах компании на производство продукции, на содержание подразделений, а также на выполнение различных бизнес-процессов, необходимо последовательно выполнить следующие шаги:

1. определить источники информации о затратах компании;
2. сгруппировать однородные затраты;
3. разработать план счетов для управленческого учета;
4. создать типовые формы отчетности.

Шаг 1. Источники информации о затратах.

Источником информации о затратах могут служить как первичные бухгалтерские документы, так и внутрифирменные накладные, требования и т. д. Например, учет затрат на материалы по цехам ведется на основании внутрифирменных накладных на перемещение материалов между цехами, учет заработной платы – на основании первичных документов по учету выработки, расчетно-платежных ведомостей и пр.

Сведения об издержках отражаются в учете в зависимости от выбранного метода. При учете по фактическим затратам на затраты списывается столько ресурсов, сколько их потреблено по данным первичных документов. При учете по плановым затратам устанавливаются технологические нормативы отпуска материалов, сырья или других ресурсов в производство.

Расчет количества потребленных ресурсов производится исходя из цены, умноженной на плановый расход ресурса, который установлен для данного вида продукции. При этом отклонение фактических расходов от плановых необходимо фиксировать в учете в стоимостном и количественном разрезах. Данная информация позволяет планировать и контролировать нормативы расхода основных ресурсов в процессе производства.

Чтобы проще было идентифицировать затраты, особенно когда учет ведется по нескольким аналитическим признакам, в формы первичных учетных документов можно ввести специальное поле «Аналитический признак». В нем указываются вид продукции, название подразделения, вид доставки для транспортных расходов.

Бухгалтер, вводя такой документ в учетную систему, должен заполнить не только стандартные поля документа, но и аналитический признак, что в дальнейшем упростит анализ и управление затратами.

Шаг 2. Группировка затрат.

Создание аналитики для дальнейшего анализа затрат компании должно начинаться с определения принципов группировки затрат. В практике работы российских компаний наибольшее распространение получили следующие группировки:

  • по экономическим элементам (видам) затрат;
  • по статьям калькуляции;
  • по местам возникновения затрат;
  • по процессам.

Группировка затрат по экономическим элементам необходима для того, чтобы определить, какие именно ресурсы израсходованы и каков удельный вес отдельных видов затрат в их общей сумме. Укрупненно можно выделить материальные затраты (сырье, материалы, электроэнергия), затраты на оплату труда, отчисления на социальные нужды, услуги сторонних организаций, налоги, амортизацию и прочие затраты.

Затраты, группируемые по экономическим элементам, всегда первичны и не содержат производных затрат. Например, затраты на труд и на материалы для самостоятельно проведенного предприятием ремонта зданий и сооружений в управленческом учете будут отражаться по видам не как «Затраты по ремонту зданий и сооружений», а как «Затраты на оплату труда» и «Сырье и материалы».

Или, например, рекламная продукция, изготовленная самим предприятием с использованием услуг сторонних компаний, учитывается в рамках статей «Заработная плата», «Сырье и материалы» и «Услуги сторонних организаций», а не «Затраты на рекламу».

Группировка затрат по статьям калькуляции позволяет проанализировать, на какие цели расходуются ресурсы. Перечень статей составляется самим предприятием исходя из потребности в детальности информации. В российской практике обычно используется следующий перечень статей калькуляции:

  • Прямые сырье и материалы.
  • Возвратные отходы.
  • Покупные полуфабрикаты и комплектующие.
  • Топливо и энергия на технологические цели.
  • Полуфабрикаты собственного производства.
  • Основная заработная плата.
  • Дополнительная заработная плата.
  • Отчисления на социальные нужды.
  • Затраты на освоение производства.
  • Специальные затраты.
  • Общепроизводственные затраты.
  • Общехозяйственные затраты.
  • Потери от брака.
  • Прочие производственные затраты.
  • Коммерческие затраты.

Для анализа эффективности содержания того или иного подразделения используется группировка затрат по местам возникновения. В рамках этой группировки затраты относят на те подразделения компании, где ресурсы были использованы. Как правило, группировка по местам возникновения затрат строится в соответствии с финансовой структурой компании.

Местами возникновения затрат в производственной компании могут быть подразделения основного и вспомогательного производства, коммерческие и административно-хозяйственные службы. В торговых компаниях учет часто ведется в разрезе коммерческих, вспомогательных и общехозяйственных подразделений.

Для предприятий, занимающихся производством сельскохозяйственной продукции, у нас применяется группировка по местам возникновения затрат – фактически «по полям», для перерабатывающих предприятий группы – по центрам ответственности (цехам), для сбытовых подразделений – по видам продукции.

Отследив, каким образом формируются затраты на готовую продукцию в разрезе центров ответственности, финансовый директор получает своеобразный рычаг воздействия на линейные подразделения, указывая на огрехи, например превышение лимита расходов, определенного в бюджете. При постоянном росте затрат важно понимать его причины и жестко их контролировать.

Группировка затрат по процессам. В данном случае затраты группируют в зависимости от направления их использования – в производстве, реализации продукции или в управлении предприятием. Это позволяет оценить себестоимость процессов компании, что в свою очередь дает возможность точнее определить окончательную себестоимость выпускаемой продукции (работ, услуг).

Можно отметить, что систему учета по процессам мы используем в силу особенностей ценообразования на оказываемые нами услуги. Это услуги связи, тарифы на которые регулирует ФСТ России, и детальная информация нужна нам для обоснования тарифов. По услугам, цены на которые не регулируются государством, такой учет необходим для целей ценообразования и оценки рентабельности.

Как правило, бизнес-процессы делят на основные и вспомогательные. К основным относятся закупки, хранение и перемещение, производство, продажи. Среди вспомогательных процессов выделяют такие, как маркетинг, НИОКР, обеспечение качества, управление персоналом и информацией.

На практике при создании аналитики для учета затрат возможны два подхода. Более сложной, но и более полноценной является система, когда при составлении плана счетов используются все три измерения куба затрат (виды, направления использования и места возникновения затрат).

При этом учет ведется на субсчетах или по аналитическим признакам (субконто) затратных счетов как минимум в трех аналитических разрезах. Но чаще два измерения куба объединяются в один, например группировки по видам и направлениям использования затрат. Примером может быть ситуация, когда статья затрат содержит не только указание на используемый ресурс, но и направление расходования: ГСМ для легкового транспорта, ГСМ для грузового транспорта, ГСМ для нужд производства.

Такая система проще, но не всегда предоставляет требуемый уровень детализации информации о затратах.

Шаг 3. Построение плана счетов.

Описанные выше группировки затрат используются при построении плана счетов для ведения управленческого учета. При его формировании применяются два подхода:

1. Группировки затрат являются субсчетами соответствующих синтетических счетов бухгалтерского учета (см. табл. 1).
2. Используемые в компании группировки затрат являются аналитическими признаками (субконто) синтетических счетов или субсчетов

Шаг 4. Разработка форм управленческой отчетности.

Главное отличие управленческой отчетности от бухгалтерской заключается в степени детализации, способах группировки и степени точности информации: эта отчетность более оперативна, а ее данные могут основываться на предположениях и допущениях менеджеров компании.

Кроме того, управленческая отчетность – внутреннее дело самой компании, поэтому порядок ее представления регламентируется внутренними документами, а формы разрабатываются менеджерами.

Например, на уровне цеха – центра затрат – может применяться отчет об исполнении сметы расходов, содержащий перечень контролируемых затрат, плановые и фактические данные и отклонение, на уровне предприятия – центра прибыли – отчет о прибыли. Поскольку центр прибыли несет ответственность и за затраты, и за прибыль, в такой отчет можно включить затраты и поступления подразделений компании.

После того как построена система учета затрат и формирования отчетности, можно переходить к анализу темпов роста затрат, расчету себестоимости выпускаемой продукции и разработке мероприятий по снижению затрат.